Le temps de travail des personnels administratifs ? Parlons-en...
Voici la chronique d'une journée "ordinaire" d'Hélène Guillou, adjointe-gestionnaire dans un collège de Bretagne.
Aujourd’hui mardi, comme d’habitude, je n’ai rien planifié, car c’est le B.A.- BA de l’intendance : organiser ton temps ! Même pas en rêve…
Démarrage en trombe dès le matin…
7h30 : je suis passée saluer les agents et me voilà au bureau : poser mes affaires et mettre l’ordinateur en marche avant l’arrivée des élèves et des enseignants. Hier soir j’ai fait la liste des tâches urgentes : factures à payer, commandes à passer, lettres de relance des impayés de cantine, rappeler la collectivité, car j’attends des réponses à des demandes de subvention pour du matériel de cuisine et des travaux d’aménagement du foyer des élèves. Faire le bilan budgétaire du séjour des Troisièmes à Dresde pour l’agent comptable, et lui transmettre la convention tripartite avec l’école du secteur pour le financement de logiciels. Il faut aussi rédiger la convention avec le club qui va utiliser le gymnase pendant les vacances, à valider au prochain conseil d’administration.
7h40 : le bureau est ouvert, nous assurons l’accueil des élèves avant les cours : ils ont parfois des chèques à déposer, parfois même des espèces (paiement du self, achat de cartes de self…), on préfère qu’ils ne restent pas dans les cartables toute la journée, ou que l’élève prétexte le besoin de venir à l’intendance pour pouvoir quitter le cours. Deux élèves ont perdu leur carte de self et doivent en racheter, une autre vient déposer un dossier de demande d’aide du fonds social, accompagnée de ses trois copines.
7h55 : tout le monde est reparti, quelques instants de répit. Trop tôt pour appeler la collectivité, je commence à étudier le dossier « impayés de cantine ». On frappe : l’agent chef vient signaler qu’une fontaine à eau du self est en panne. Ah, et puis Mme Lavage, agent d’entretien, est absente, il va falloir répartir son secteur de nettoyage et trouver comment assurer correctement la plonge ce midi sans elle. Pas facile car la plupart des agents ont une inaptitude à la plonge… Appel du standard, l’entreprise Allumfeu veut prendre un rendez-vous pour la vérification des extincteurs. Je regarde l’agenda, rendez-vous le mois prochain, retour à l’agent chef qui s’impatiente …. trouvons une solution acceptable par tous, et surtout équitable… Bon alors je propose de répartir les secteurs de nettoyage entre trois agents qui ont l’inaptitude à la plonge et solliciter pour la plonge ceux qui n’ont pas d’inaptitude… OK solution trouvée… ah et je passe voir pour la fontaine à eau dès que j’ai un instant, en attendant prévoyez de remplir à l’avance les pichets, sinon ça va coincer pour l’approvisionnement en eau pendant le repas… bon et puis je fais la demande de remplacement de Mme Lavage tout de suite, sans illusion pour le remplacement, va falloir se débrouiller sans…. instant de répit, quelques minutes à mon dossier d’impayés…
8h30 : l’agent d’accueil apporte le courrier du jour, regarder s’il y a des urgences… pas vraiment, des factures (tous les fournisseurs n’ont pas encore dématérialisé leurs factures), une notification de subvention pour une tondeuse, un CV de cuisinier qui cherche un poste, je vais l’appeler pour lui indiquer qu’il faut s’adresser à la collectivité. Je regarde mes mails dans la foulée… je reprendrai mon dossier impayés après…
8h50 : arrivée des élèves qui commencent à 9 heures, vente de repas à deux élèves et deux enseignants, il est 9 heures, bureau à nouveau vide…
Dossier d’impayés, chaque année davantage de familles en difficulté, les bourses et les aides de la collectivité ne suffisent pas, certains n’ont rien payé depuis un an, ils ne répondent ni aux appels téléphoniques ni aux courriers de relance. Pour une grande partie, même pas la peine de solliciter les services d’un huissier, ils sont insolvables, je regarde au cas par cas, personnaliser les courriers, tenir compte des situations particulières évidemment.
Téléphone, l’agent comptable veut fixer une date de CA du compte financier, je vais voir le Principal dans son bureau, il propose des dates fin mars, après le 20 car les conseils de classe seront passés. OK, c’est noté. Il m’indique que la collectivité vient d’appeler et viendra jeudi avec l’entreprise qui a le marché des fenêtres, il faut transmettre par mail les plans des bâtiments à l’entreprise, OK c’est noté. Visite jeudi, ça ne m’arrange pas du tout, je dois préparer les mandats, les ordres de recette et la régie à transmettre au plus tard jeudi à l’agence comptable… mais la collectivité ne demande jamais notre avis… ce coup là ils préviennent de leur passage c’est déjà bien… envoyer le mail à l’agent comptable, dossier d’impayés… pas le temps, c’est la récré…
Arrivent M. Germano, prof d’allemand, pour une commande de fournitures pédagogiques et créditer sa carte de self, Mme CPE avec un élève, pris à graver sa table pendant les perms, il faut lui facturer la réparation et lui organiser un travail d’intérêt général… OK on va voir…. Mme Latineau, prof de lettres classiques, voudrait savoir si nous avons les financements pour une sortie scolaire, je lui demande si le chef d’établissement est d’accord, je ne peux répondre que sur les possibilités de financement, pas sur l’opportunité de la sortie, combien d’élèves, date, lieu, horaires, prix du transport, prix de l’entrée sur le site, OK je vais faire des devis avec les transporteurs locaux… je vous tiens au courant dès que j’ai les devis…
11 h : téléphone du responsable RH de la collectivité, il faut caler des dates pour mener conjointement les entretiens professionnels des 15 agents, une heure d’entretien par agent, ah et puis vous n’avez pas encore fourni les emplois du temps prévisionnels pour l’année prochaine… OK je note, je fais pour le mieux…
Midi : sortie des élèves et des enseignants, le service au self va commencer, il vaut mieux y aller, pas encore eu le temps de voir le problème avec la fontaine à eau et avec la réorganisation du service des agents, ça risque de perturber le passage au self…
12h30 : c’est bon le service est lancé, pas de blocage du passage des élèves, l’agent de maintenance a démonté la machine, repas…
Une après-midi sur les chapeaux de roues…
13h : je vais peut-être avoir quelques minutes pour me remettre sur le dossier, avant la rentrée de 13h30… mais non, l’agent de maintenance m’attend à la porte pour un bon de commande pour acheter un régulateur de pression, on y va, enregistrement dans le logiciel des pièces à acheter, édition et signature du bon de commande, voilà M. Maintenance, allez-y rapidement et ramenez moi la facture et le bon de livraison.
La secrétaire scolarité m’attend, un élève quitte l’établissement suite à conseil de discipline, le père est avec elle, il vient rendre les manuels scolaires et régler la facture de cantine. J’appelle la documentaliste, tout est réglo côté emprunts CDI, c’est OK, je recalcule la somme due par la famille pour le self, le père fait un chèque, retour au dossier d’impayés… signaler à l’assistante sociale le cas de familles en grande difficulté, ça tombe bien l’assistante sociale est là le mardi, je l’appelle tout de suite… occupée… je rappellerai plus tard. Téléphone à l’agence comptable pour savoir si entre-temps certaines familles ont payé par virement (c’est l’agent comptable qui tient les comptes, je n’ai pas accès au compte bancaire), j’en profite pour lui demander les développements de solde, pour vérifier si les subventions attendues sont bien virées, elle me signale qu’un huissier a versé 50 € pour une créance… ne pas oublier de passer les écritures correspondantes… OK je note…
….dossier d’impayés… je rappelle l’assistante sociale, toujours occupée. M. Maintenance revient, l’agent chef dépose des documents, appels téléphoniques, OK c’est noté, passages à l’intendance, OK c’est noté, rappel de l’assistante sociale, réponse à des mails urgents, inter-cours, récréation, questions, réponses, OK c’est noté …
17h30 : élèves partis, enseignants partis, je vais pouvoir commencer à me poser sur mes dossiers, dossier d’impayés… compter et clôturer la caisse, appeler quelques familles, elles sont joignables en soirée ….
Au finish, ne jamais rentrer l’esprit tranquille…
19h : liste des choses à faire demain mercredi : les mêmes qu’hier… Et rajouter de rappeler le cuisinier, trouver les plans et les scanner d’ici jeudi, acheter une tondeuse, voir pour le prix de la réparation de la table et facturer à la famille, faire les devis pour la sortie scolaire et en parler au principal, compléter les grilles d’évaluation des 15 agents et commencer à voir les emplois du temps de l’année prochaine avec l’agent chef…, etc. … … …
C’était une journée ordinaire à l’intendance.